SERVICIOS DE DISEÑO GRÁFICO E IDENTIDAD VISUAL INSTITUCIONAL, BAJO MODALIDAD SEGÚN DEMANDA

La admisibilidad de la oferta estará condicionada al cumplimiento de los requisitos sustanciales establecidos en el presente pliego de condiciones y en la normativa aplicable. Únicamente serán sometidas al sistema de evaluación las ofertas que hayan superado satisfactoriamente la verificación de las condiciones legales, administrativas, técnicas y económicas de admisibilidad.

 

El incumplimiento de una condición sustancial que resulte necesaria para garantizar la correcta ejecución del objeto contractual podrá determinar la inadmisibilidad de la oferta, sin perjuicio de la posibilidad de subsanación cuando esta resulte jurídicamente procedente.

 

Para efectos del presente procedimiento se consideran requisitos generales de admisibilidad:

 

• Presentación electrónica de la oferta mediante el Sistema Digital Unificado (SICOP), dentro del plazo y hora establecidos y con las formalidades de autenticación y representación legalmente exigibles.

 

• Cumplimiento de las especificaciones técnicas, alcance de las líneas, entregables mínimos, condiciones de ejecución y demás requisitos obligatorios establecidos en el pliego de condiciones.

 

• Presentación de oferta económica para la totalidad de las doce (12) líneas, indicando el precio unitario correspondiente a cada una de ellas, conforme a las unidades de medida establecidas.

 

• Aporte de las declaraciones, acreditaciones y documentación legal que resulte exigible y que no pueda ser verificada directamente por la Administración mediante SICOP u otras fuentes oficiales.

 

• Cumplimiento de las condiciones de participación y demás requisitos sustanciales definidos en el presente pliego.

 

Cuando se identifiquen defectos u omisiones susceptibles de subsanación, la Administración procederá conforme a la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento, siempre que la subsanación no implique modificar elementos esenciales de la oferta, alterar indebidamente el precio, transformar sustancialmente el alcance ofrecido o conceder una ventaja indebida frente a los demás participantes.

La presentación de la oferta implica el sometimiento del OFERENTE a las condiciones del pliego, la normativa aplicable y las obligaciones derivadas de la oferta adjudicada.

 

1. Requerimientos Técnicos

 

Los requerimientos técnicos de admisibilidad tienen por finalidad acreditar que el OFERENTE dispone de la capacidad mínima necesaria para asumir integralmente el objeto contractual y ejecutar las distintas líneas de servicio con el nivel de calidad, continuidad y especialización requerido por el Colegio Universitario de Limón.

 

Por tratarse de una única partida contractual integrada por doce (12) líneas, la valoración de admisibilidad se efectuará considerando la capacidad del OFERENTE para atender integralmente el objeto.

 

Los requisitos establecidos en este apartado constituyen condiciones mínimas obligatorias y no otorgarán puntuación adicional. La experiencia que eventualmente genere puntaje dentro del sistema de evaluación deberá ser adicional a aquella utilizada para satisfacer los mínimos establecidos en este apartado.

 

Los requisitos deberán acreditarse mediante documentación verificable incorporada a la oferta. La Administración podrá solicitar las aclaraciones o subsanaciones jurídicamente procedentes, siempre que no impliquen acreditar posteriormente una condición sustancial que no existía al momento correspondiente.

 

1. Capacidad para atender integralmente el objeto contractual: El OFERENTE deberá presentar oferta para la totalidad de las doce (12) líneas que integran la única partida contractual y cotizar el precio unitario correspondiente a cada una de ellas, conforme a las unidades de medida establecidas. La ausencia de cotización de una o más líneas impedirá considerar que la oferta satisface integralmente el objeto contractual, debido a que la Administración requiere adjudicar la partida a un único CONTRATISTA y no prevé adjudicaciones parciales por línea.

 

1. Experiencia técnica del Oferente: El OFERENTE deberá acreditar experiencia positiva en la prestación de servicios de diseño gráfico, identidad visual, branding, comunicación visual o desarrollo de piezas gráficas. Para efectos de admisibilidad deberá acreditar como mínimo la ejecución satisfactoria de dos (2) servicios o proyectos de naturaleza similar al objeto contractual. Dentro de la experiencia aportada deberá acreditarse, en conjunto:

 

1. Al menos un (1) servicio o proyecto relacionado con identidad visual, branding, desarrollo, elaboración o actualización de manual de marca, libro de marca o sistema de identidad gráfica.

 

1. Al menos un (1) servicio o proyecto relacionado con diseño gráfico aplicado a un soporte, espacio, elemento físico o proyecto susceptible de producción posterior, tales como rótulos, vallas, señalización, stands, exhibiciones, escenografías, estructuras promocionales, carrozas u otros trabajos técnicamente comparables.

 

Un mismo proyecto podrá acreditar ambos componentes cuando su alcance permita comprobar objetivamente su cumplimiento de las dos condiciones anteriores. No se exigirá experiencia específica en construcción o fabricación de carrozas, dado que dichas actividades no forman parte del objeto contractual. Los dos proyectos utilizados para satisfacer el mínimo de admisibilidad no generarán puntuación dentro del sistema de evaluación. Únicamente podrá valorarse como experiencia adicional aquella que exceda estos mínimos y cumpla las condiciones establecidas en el apartado correspondiente.

 

La experiencia deberá corresponder a servicios efectivamente ejecutados y recibidos satisfactoriamente.

 

Podrá acreditarse mediante certificaciones, cartas de experiencia, constancias de recepción, contratos acompañados de evidencia de cumplimiento, órdenes de compra, órdenes de pedido u otros documentos verificables de naturaleza equivalente.

 

La documentación aportada deberá permitir identificar razonablemente, como mínimo:

 

• Nombre del cliente.
• Identificación del OFERENTE que ejecutó el servicio.
• Objeto o descripción del servicio.
• Correspondencia con la experiencia que se pretende acreditar.
• Evidencia de ejecución y recepción satisfactoria.
• Información que permita a la Administración efectuar su verificación.

 

Cuando se trate de contratos que continúen en ejecución, únicamente podrán considerarse aquellos servicios, productos o etapas que se encuentren efectivamente ejecutados y cuya recepción satisfactoria pueda ser acreditada de forma independiente.

 

No se contabilizará experiencia únicamente por el transcurso del tiempo contractual. Para este procedimiento la experiencia se determinará por servicios o proyectos satisfactoriamente ejecutados, y no mediante la suma de meses o años de contratación.

 

El OFERENTE deberá incorporar un cuadro resumen con la experiencia utilizada para acreditar la admisibilidad:

 

Nombre del cliente	Objeto o descripción del servicio	Tipo de experiencia acreditada	Fecha o período de ejecución	Medio de acreditación	Contacto para verificación

 

En la columna “Tipo de experiencia acreditada” deberá indicarse, según corresponda:

 

• Identidad visual / branding / manual de marca.
• Diseño aplicado a soporte, espacio o proyecto físico.
• Ambas categorías.

 

 

1. Portafolio Técnico: El OFERENTE deberá aportar un portafolio representativo de trabajos previamente ejecutados que permita verificar visualmente la correspondencia entre la experiencia acreditada y la naturaleza de los servicios objeto de la contratación. El portafolio tendrá carácter exclusivamente complementario y verificativo. No se asignará puntaje por creatividad, estética, estilo, tendencias gráficas o apreciaciones subjetivas. Podrá aportarse mediante documento digital, archivo PDF, vínculo electrónico vigente u otro medio que permita su revisión. Cuando un trabajo se encuentre sujeto a restricciones de confidencialidad podrá presentarse evidencia anonimizada, siempre que resulte suficiente para verificar su naturaleza técnica. El portafolio no sustituirá la acreditación documental de la experiencia cuando por sí mismo no permita comprobar que el servicio fue efectivamente ejecutado.

 

1. Recurso profesional o técnico responsable del diseño gráfico: El OFERENTE deberá designar, como mínimo, una persona responsable técnica de la ejecución del servicio, quien deberá contar con formación técnica, parauniversitaria o universitaria en diseño gráfico, diseño publicitario, comunicación visual o disciplina directamente relacionada con el objeto contractual. La formación deberá acreditarse mediante título, diploma, certificación académica o documento equivalente emitido por una institución competente. La persona propuesta deberá acreditar participación efectiva en al menos dos (2) proyectos o servicios relacionados con diseño gráfico, identidad visual, comunicación visual, branding o desarrollo de piezas gráficas. La experiencia podrá acreditarse mediante certificaciones, constancias laborales, cartas de experiencia, contratos u otra documentación verificable que permita identificar razonablemente su participación. Cuando el OFERENTE sea una persona física y cumpla directamente con la formación y experiencia requeridas, podrá asumir la responsabilidad técnica sin necesidad de incorporar una persona adicional.

 

La formación y experiencia mínima de la persona responsable técnica constituyen requisitos de admisibilidad y no otorgarán puntuación adicional.

 

1. Únicamente se considerará experiencia positiva aquella respecto de la cual pueda comprobarse la ejecución satisfactoria del servicio.

 

1. Un mismo servicio o proyecto se contabilizará una sola vez para determinar el número de proyectos acreditados, aunque haya comprendido varias piezas, aplicaciones o productos gráficos.

 

1. Un mismo proyecto podrá utilizarse para demostrar simultáneamente las dos categorías especializadas requeridas en admisibilidad cuando documentalmente resulte posible comprobar que comprendió ambos componentes.

 

1. No serán considerados como experiencia las cotizaciones, propuestas comerciales, ofertas no adjudicadas, participaciones en concursos, trabajos no ejecutados o portafolios que carezcan de evidencia suficiente de prestación efectiva.

 

1. La Administración podrá verificar la autenticidad y contenido de la información suministrada mediante consultas al cliente, SICOP, expedientes contractuales, fuentes oficiales u otros medios idóneos.

 

1. La eventual subsanación de la documentación de experiencia se regirá por las disposiciones de la Ley General de Contratación Pública y su Reglamento. La subsanación documental no podrá utilizarse para crear o incorporar una experiencia que no existía al momento jurídicamente relevante.

 

OFERTAS PRESENTADAS EN CONSORCIO

 

Cuando la oferta sea presentada mediante consorcio, la acreditación de experiencia deberá guardar correspondencia con la distribución de responsabilidades prevista en el acuerdo consorcial.

 

1. Acreditación de experiencia: La experiencia mínima podrá ser acreditada por uno o varios integrantes del consorcio, siempre que el integrante cuya experiencia se aporte participe efectivamente en la ejecución de las prestaciones relacionadas con dicha experiencia.

 

1. Experiencia obtenida previamente en consorcio: Se aceptará la experiencia adquirida por un integrante mediante su participación en otro consorcio, asociación o modalidad conjunta, siempre que pueda demostrarse razonablemente su participación efectiva en la ejecución del servicio utilizado como antecedente.

 

1. Documentación de respaldo: La experiencia deberá acreditarse mediante los mismos mecanismos establecidos para los demás oferentes.

 

1. Cumplimiento normativo: El consorcio y sus integrantes deberán cumplir las disposiciones del presente pliego y las normas aplicables a la participación consorcial previstas en el Reglamento a la Ley General de Contratación Pública.

 

1. Acuerdo consorcial: El OFERENTE deberá aportar el acuerdo consorcial con el contenido legalmente requerido, incluyendo la distribución de responsabilidades entre sus integrantes y la designación correspondiente para efectos de representación, ejecución y pago.

 

 JUSTIFICACIÓN DE LA INCORPORACIÓN DEL REQUISITO DE EXPERIENCIA

 

Para la Administración resulta necesario incorporar requisitos mínimos de experiencia que permitan verificar que el OFERENTE cuenta con capacidad técnica suficiente para ejecutar servicios de diseño gráfico e identidad visual de naturaleza comparable con los requeridos por el CUNLIMÓN.

 

El objeto contractual comprende prestaciones de distinta complejidad, desde piezas gráficas de utilización recurrente hasta productos especializados como la actualización del manual de marca institucional y el desarrollo conceptual, gráfico y técnico básico de un proyecto susceptible de posterior ejecución física.

 

La experiencia mínima requerida procura reducir riesgos asociados con deficiencias técnicas, utilización incorrecta de la identidad institucional, entrega de archivos no aptos para producción o reutilización, insuficiencia de los productos técnicos, reprocesos y demás situaciones que puedan afectar la oportunidad, calidad y funcionalidad de los servicios contratados.

 

La exigencia se ha estructurado de manera proporcional, solicitando únicamente dos servicios o proyectos satisfactoriamente ejecutados y evitando requisitos basados en antigüedad empresarial, montos contractuales mínimos, número de trabajadores o experiencia específica en construcción de carrozas que puedan restringir injustificadamente la participación.

 

Asimismo, se diferencia expresamente la experiencia mínima de admisibilidad de la experiencia adicional susceptible de puntuación, de manera que los antecedentes utilizados para cumplir las condiciones mínimas no generen simultáneamente una ventaja dentro del sistema de evaluación.

En consecuencia, la experiencia exigida se considera directamente relacionada con el objeto, razonable y proporcional a los riesgos técnicos de la contratación, y orientada a asegurar la selección de un CONTRATISTA con capacidad comprobable para ejecutar los servicios con calidad, continuidad y adecuada utilización de los recursos públicos.

Cada producto deberá ser técnicamente funcional para el destino indicado en el requerimiento. Por tanto, la evaluación de calidad no se limitará a aspectos estéticos, sino que comprenderá composición, legibilidad, jerarquización, resolución, dimensiones, reproducción, consistencia de marca y calidad de los archivos.

 

Los archivos finales deberán entregarse en los formatos requeridos según su finalidad, tales como PDF, JPG, PNG, SVG o equivalentes. Además, cuando corresponda, deberán entregarse los archivos editables o fuente en el formato nativo empleado para su elaboración o en otro formato editable técnicamente equivalente.

 

Cuando el diseño utilice recursos vinculados, estos deberán entregarse organizados de forma que el archivo pueda ser abierto y utilizado posteriormente. Las tipografías deberán contar con licencias compatibles con el uso institucional o, cuando proceda técnicamente, deberán suministrarse las versiones convertidas necesarias para producción, sin afectar la disponibilidad del archivo editable.

 

Los productos destinados a impresión deberán prepararse en las dimensiones finales requeridas, con resolución suficiente, modo de color adecuado, márgenes de seguridad y sangrías cuando sean técnicamente necesarias.

 

Los productos para medios digitales deberán ajustarse a la proporción, resolución, peso y formato correspondientes al canal donde serán publicados.

 

Cada producto incluirá hasta tres rondas ordinarias de ajustes, salvo que la Administración determine expresamente otra condición para una línea específica. Una ronda de ajuste comprende el conjunto consolidado de observaciones emitidas por la Administración respecto de una versión presentada.

 

Las correcciones necesarias para subsanar errores del contratista, incumplimientos respecto del requerimiento original, omisiones, defectos técnicos o aplicación incorrecta de la identidad institucional no se contabilizarán como rondas de ajuste y deberán ejecutarse sin costo adicional.

 

Como referencia general de ejecución, la actualización del manual de marca deberá desarrollarse dentro de un plazo máximo de diez días hábiles; el diseño conceptual y expediente técnico básico de la carroza dentro de un plazo máximo de quince días hábiles; los diseños de rótulos, vallas, camisetas, artículos promocionales, afiches, volantes, flyers, portadas y piezas equivalentes dentro de un plazo máximo de cinco días hábiles; y las adaptaciones de artes previamente aprobados dentro de un plazo máximo de tres días hábiles.

 

Los plazos se computarán a partir del día hábil siguiente a aquel en que el contratista cuente con el requerimiento completo y los insumos indispensables para iniciar el trabajo.

 

Cuando durante el desarrollo la Administración modifique sustancialmente el alcance originalmente solicitado, deberá documentarse el cambio y determinarse si procede ajustar el plazo. Una modificación que transforme materialmente la naturaleza del producto no podrá tramitarse artificialmente como una simple ronda de ajustes.

 

Para la carroza institucional, los archivos deberán permitir identificar con claridad la configuración general propuesta, dimensiones, elementos gráficos, materiales, acabados y demás condiciones que deban trasladarse posteriormente al futuro procedimiento de construcción. Las especificaciones deberán redactarse preferentemente mediante características técnicas y funcionales, evitando referencias injustificadas a marcas o productos determinados.

 

El contratista podrá utilizar herramientas digitales o de inteligencia artificial como apoyo interno en sus procesos creativos únicamente bajo su responsabilidad. El uso de estas herramientas no disminuirá sus obligaciones sobre originalidad, exactitud, propiedad intelectual, confidencialidad y calidad. No podrá cargar información institucional confidencial, datos personales, proyectos no divulgados ni otros contenidos protegidos en plataformas externas cuando ello implique pérdida de control, tratamiento no autorizado o utilización posterior del contenido.

El contratista deberá mantener durante toda la vigencia contractual las condiciones legales y administrativas requeridas para contratar con la Administración Pública.

 

Será responsable de disponer por su cuenta de equipos, software, licencias, herramientas, conectividad, personal y demás recursos necesarios para prestar correctamente los servicios. Estos costos deberán encontrarse comprendidos en los precios ofertados y no podrán posteriormente trasladarse a la Administración como cargos adicionales.

 

La relación contractual se establecerá exclusivamente entre el CUNLIMÓN y el contratista adjudicado. No existirá relación laboral entre la Institución y las personas empleadas, colaboradoras o contratadas por este.

 

Cuando se utilice subcontratación, deberá observarse lo establecido en el pliego y en la normativa aplicable. La intervención de terceros no relevará al contratista de responsabilidad sobre calidad, plazos, confidencialidad, propiedad intelectual ni ninguna otra obligación contractual.

 

Los productos específicamente creados y pagados en ejecución del contrato deberán quedar habilitados para su utilización institucional. El contratista deberá otorgar al CUNLIMÓN los derechos patrimoniales necesarios, dentro de los límites permitidos por el ordenamiento jurídico, para reproducir, publicar, comunicar, adaptar, transformar y reutilizar los productos conforme a sus fines institucionales.

 

Respecto de recursos de terceros incorporados legítimamente en los diseños, el contratista deberá garantizar que la licencia utilizada permita el uso previsto por la Institución y deberá informar cualquier restricción que subsista. Los derechos morales de autor se mantendrán conforme al régimen jurídico aplicable.